Alles Wichtige zum Code of Conduct auf einen Blick

Du hast Fragen zum Verhaltenskodex von Unternehmen? Du willst wissen, was ein Code of Conduct für Mitarbeiter ist? Was in einem CoC geregelt wird? Warum man einen Verhaltenskodex im Jahr 2024 benötigt? Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates –  Ja/Nein?

Dann bist Du hier genau richtig.

Der folgende Beitrag beantwortet die häufigsten Fragen rund um den Verhaltenskodex für Mitarbeiter. Er gibt Dir ein umfassendes Bild über alle Punkte, die Du wissen musst, wenn Du einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter neu erstellen möchtest oder Du Dich ganz allgemein mit einem Code of Conduct von Unternehmen beschäftigst.

Verhaltenskodex, auf Englisch: Code of Conduct, CoC.

1. Welche Arten von Verhaltenskodizes gibt es?

Verhaltenskodex für Mitarbeiter
Der Verhaltenskodex von Unternehmen für Mitarbeiter legt die allgemeinen Verhaltensstandards, ethischen Grundsätze und Erwartungen des Unternehmens fest. Er ist nach Innen orientiert und spricht alle Personen des Unternehmens (Mitarbeitende, Angestellte, Führungskräfte usw.) an.

Im Fokus dieses Beitrags steht der Verhaltenskodex von Unternehmen für Mitarbeiter.

2. Was ist ein Verhaltenskodex für Mitarbeiter?

3. An wen richtet sich der Verhaltenskodex für Mitarbeiter?

Der Verhaltenskodex richtet sich an alle Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens, unabhängig von der hierarchischen Ebene, der Position oder der Abteilung. Hierzu gehören Arbeitnehmer und Angestellte, leitende und nichtleitende Beschäftigte, Mitarbeitende im Außendienst, Zeitarbeitskräfte, Auszubildene, Praktikanten usw. Er sollte aber gleichermaßen auch für Vorstände und Geschäftsführer gelten.

4. Was ist der Zweck des Verhaltenskodex für Mitarbeiter?

Der Zweck eines Verhaltenskodex besteht in erster Linie darin, die Mitarbeitenden darüber zu informieren, welche Verhaltensweisen und Handlungen von ihnen erwartet werden, um den Ruf und die Regeltreue des Unternehmens zu wahren. Er soll den Mitarbeitenden eine Orientierungshilfe für Entscheidungen und Handlungen bieten.

5. Welche Ziele werden mit einem Verhaltenskodex für Mitarbeiter verfolgt?

Neben diesem primären Zweck können mit einem Verhaltenskodex weitere Ziele verfolgt werden. Hierzu zählen beispielsweise:

• Förderung eines ethisch korrekten Verhaltens, indem im Verhaltenskodex festgelegt wird, was als akzeptables Verhalten betrachtet wird.

• Schutz der Reputation und Glaubwürdigkeit, indem der Verhaltenskodex sicherstellt, dass in Übereinstimmung mit den Werten und Standards des Unternehmens gehandelt wird.

• Management von Risiken, indem der Verhaltenskodex klare Richtlinien und Verhaltensstandards festlegt und so das Risiko von Fehlverhalten, Missmanagement, rechtlichen Verstößen oder Reputationsrisiken minimiert.

• Förderung eines positiven Arbeitsumfeldes, indem der Verhaltenskodex Richtlinien für Respekt, Fairness, den Umgang miteinander und die Zusammenarbeit festlegt.

• Stärkung der Professionalität des Unternehmens, indem der Verhaltenskodex durch seine Richtlinien innerbetriebliche Prozesse zur Einhaltung der Regeltreue und zur Verbesserung des Arbeitsumfelds anstößt.

• Erfüllung von Auflagen und Anforderungen von freiwilligen Selbstverpflichtungen, z. B. zur Erlangung von branchenspezifischen Zertifizierungen.

• Erfüllung der Verantwortung des Unternehmens als Arbeitgeber (Fürsorgepflicht) durch die Integration von Schutzmaßnahmen für die Mitarbeitenden in den Verhaltenskodex.

6. Braucht jedes Unternehmen einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter?

Ein Verhaltenskodex ist in Deutschland gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Ein Unternehmen ist grundsätzlich also nicht verpflichtet, einen Verhaltenskodex einzuführen oder vorzuhalten.

Verhaltenspflichten und Verhaltensanforderungen an Unternehmen werden jedoch häufig von großen Unternehmen in der Lieferkette nach unten vorgegeben, so dass viele Unternehmen Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen und heutigen Standards eines verantwortungsvollen Handelns ergreifen müssen, wenn sie Aufträge von diesen Unternehmen erhalten wollen.

Indem Unternehmen einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter vorhalten, zeigen sie nicht nur ihren Mitarbeitern, sondern auch ihren Kunden, Geschäftspartnern und der Gesellschaft, dass sie sich zur Einhaltung von Standards verpflichten. Sie bekunden nach Innen und Außen, dass ihr Handeln nicht nur legal, sondern auch moralisch einwandfrei sein soll.

In Zeiten, in denen die gesetzlichen Anforderungen und die gesellschaftlichen Erwartungen an ein verantwortungsvolles Handeln von Unternehmen stetig zunehmen, also einen entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen können, ist ein Verhaltenskodex folglich Bestandteil einer langfristigen und nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens.

Idealerweise hat also jedes Unternehmen mit einer nicht geringen Anzahl an Beschäftigten einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter.

7. Wer ist Verfasser, wer Herausgeber des Verhaltenskodex?

Verfasser eines Verhaltenskodex können je nach Unternehmen variieren. In den meisten Fällen erstellt ein Team oder eine Abteilung, die für Compliance, Recht oder Personalwesen zuständig ist, den Verhaltenskodex.

Der Herausgeber des Verhaltenskodex für Mitarbeiter sollte stets die Geschäftsführung oder die oberste Führungsebene des Unternehmens sein. Schließlich ist es die oberste Führungsebene, die die Werte vorgibt und vor allem die Einhaltung dieser Werte und Regeln vorleben muss.

Ein Verhaltenskodex, der von der obersten Führungsebene des Unternehmens unterstützt und aktiv gelebt wird, trägt dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Regeltreue, Integrität und Ethik des Unternehmens zu stärken. Das Verhalten der obersten Führungsebene ist entscheidend dafür, ob ein Verhaltenskodex nur ein Dokument ist oder ein lebendiger Teil der Unternehmens- und Compliance-Kultur wird.

Es ist daher entscheidend, dass die Geschäftsführung die Verantwortung für die Entwicklung, Umsetzung und Überwachung des Verhaltenskodex übernimmt, um sicherzustellen, dass er effektiv ist und seine beabsichtigte Wirkung entfalten kann.

8. Wer ist für die Einhaltung des Verhaltenskodex für Mitarbeiter verantwortlich?

Zunächst ist jeder einzelne Mitarbeitende wie auch jede einzelne Führungskraft für die Einhaltung der Regeln des Verhaltenskodex in seinem Bereich verantwortlich.

Die Verantwortung für die Überwachung der Regeltreue im Unternehmen und damit auch für die Einhaltung der Regeln des Verhaltenskodex als Ganzes obliegt in der Regel der Compliance-Abteilung oder einem ähnlichen Gremium, das für die Überwachung und Durchsetzung von gesetzlichen Vorschriften und Ethik- und Compliance-Standards im Unternehmen zuständig ist.

Die Gesamtverantwortung für die Einhaltung von Gesetzen, internen Regelungen und Ethik- und Compliance-Standards trägt jedoch letztlich die gesamte Geschäftsführung.

9. Ist ein Verhaltenskodex für Mitarbeiter rechtlich bindend?

Ein Verhaltenskodex für Mitarbeiter ist im Allgemeinen nicht automatisch rechtlich bindend wie ein Vertrag oder ein Gesetz. Es handelt sich vielmehr um ein internes Dokument, das die Verhaltensstandards und Erwartungen des Unternehmens festlegt und einen Leitfaden und eine Orientierungshilfe für Mitarbeiter darstellt, um sich an die Unternehmensstandards zu halten.

Einzelne Regelungen eines Verhaltenskodex können aber rechtlich bindend sein, wenn diese explizite Vereinbarungen oder Pflichten enthalten, die im Arbeitsvertrag oder anderen rechtlichen Dokumenten direkt oder indirekt festgehalten sind, oder wenn sie geltende Gesetze oder Vorschriften wiedergeben.

Ob eine Regelung des Verhaltenskodex am Ende rechtlich bindend ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der spezifischen Formulierungen im Kodex, der geltenden Gesetzgebung und der rechtlichen Interpretation durch Gerichte.

Bei der Frage der rechtlichen Bindungswirkung eines Verhaltenskodexes sollte man sich den Hauptzweck eines Verhaltenskodexes in Gedächtnis rufen. Der Hauptzweck des Kodex besteht nicht darin, rechtliche Verpflichtungen zu schaffen, sondern es sollen Verhaltensstandards festgelegt, das Verhalten der Mitarbeitenden gelenkt und das Arbeitsumfeld gefördert werden.

Gleichwohl ist es jedoch wichtig zu beachten, dass Verstöße gegen den Verhaltenskodex disziplinarische Maßnahmen seitens des Arbeitgebers nach sich ziehen können, so z. B. bei nicht respektvollem Umgang miteinander oder der bewussten Aushebelung von internen Sicherungsmaßnahmen.

10. Wer ist für die Interpretation und Auslegung des Verhaltenskodex zuständig?

Die Interpretation und Auslegung des Verhaltenskodex obliegt normalerweise der Compliance-Abteilung, dem Ethikbeauftragten oder einem ähnlichen Gremium, das für die Überwachung und Durchsetzung von Unternehmensstandards zuständig ist; schlussendlich aber bei der Geschäftsführung, die die Gesamtverantwortung für die Einhaltung von Gesetzen, internen Regelungen und Ethik- und Compliance-Standards trägt.

Haben Mitarbeitende Fragen oder bestehen Unklarheiten zu einzelnen Bestimmungen des Verhaltenskodex, sollten sich diese an die oben genannten Stellen wenden.

11. Was sollte ein Verhaltenskodex beinhalten?

Ein Verhaltenskodex sollte zunächst klare und verständliche Regelungen und Richtlinien enthalten, die die Erwartungen des Unternehmens an das Verhalten der Mitarbeitenden definieren und die Werte und die Ethik des Unternehmens authentisch widerspiegeln.

Der Verhaltenskodex sollte darüber hinaus auch Informationen über den Zweck und den Nutzen des Verhaltenskodex, ein Statement oder Vorwort der Geschäftsführung, die Verantwortung des Einzelnen und der Gesamtheit für die Einhaltung der Regelungen, die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Regelungen, Informationsmöglichkeiten bzw. Ansprechpartner und die Möglichkeiten zur Meldung von Verstößen enthalten.

Es ist wichtig, dass ein Verhaltenskodex klar und verständlich formuliert ist, um alle Mitarbeitenden zu erreichen und um Missverständnisse zu vermeiden.

Wie man einen Verhaltenskodex überzeugend und authentisch formuliert, erfährst Du im folgenden Beitrag:

12. Welche Themenkomplexe werden im Verhaltenskodex häufig behandelt?

Typischerweise deckt ein Verhaltenskodex eine Vielzahl von Verhaltensweisen und Themenkomplexen ab. Die konkrete Ausgestaltung variiert von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche, in Abhängigkeit von der Bedeutung für das jeweilige Unternehmen oder die Branche.

Ein Verhaltenskodex beinhaltet meistens aber die folgenden Themenkomplexe: Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, ethisches Verhalten, Integrität, Umgang miteinander, Vertraulichkeit, Datenschutz, IT-Sicherheit, Verantwortungsbewusstsein, Interessenkonflikte, Anti-Diskriminierung, Vielfalt und Inklusion, Umweltschutz und Nachhaltigkeit, Geldwäscheprävention, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Außenhandel, Steuern und Zollabgaben.

13. Wie lange sollte ein Verhaltenskodex sein?

Die Länge eines Verhaltenskodex kann je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens variieren. Er sollte jedoch so umfassend sein, dass alle relevanten Themen abdeckt werden, aber nicht zu ausführlich werden. Anstatt juristischen Ausführungen mit allen Eventualitäten empfehlen sich kurze und prägnante Formulierungen, damit der Inhalt der Regelungen von allen Mitarbeitenden leicht verstanden werden kann.

Die meisten Verhaltenskodizes haben in der Regel zwischen 5 und 20 Seiten, wobei eine Vielzahl der Seiten optisch mit ansprechenden Bildern und Grafiken gestaltet ist.

14. Muss ein Verhaltenskodex unterschrieben bzw. bestätigt werden?

Eine schriftliche Bestätigung oder Unterschrift unter dem Verhaltenskodex ist nicht zwingend erforderlich. Sie kann aber in einigen Fällen sinnvoll sein. So kann die Unterschrift einerseits dazu dienen, die Zustimmung und das Engagement der Mitarbeitenden für die Einhaltung des Kodex zu dokumentieren und die Ernsthaftigkeit der Vereinbarung zu unterstreichen. Andererseits kann das Unternehmen im Falle von Regelverstößen oder Streitigkeiten nachweisen, dass der betroffene Mitarbeitende über die geltenden Verhaltensregeln informiert wurde und sich zu deren Einhaltung verpflichtet hat.

Im Ergebnis hängt die Frage, ob ein Verhaltenskodex unterschrieben werden muss, von der jeweiligen Unternehmenskultur und davon ab, wie der Verhaltenskodex konkret ausgestaltet ist.

Viele Unternehmen, unabhängig von deren Größe, erwarten von Ihren Mitarbeitenden eine entsprechende Bestätigung. Allerdings ist die Art und Weise, wie die Bestätigung eingeholt wird, nicht in allen Unternehmen gleich. Manche Unternehmen verlangen beispielsweise eine schriftliche Unterschrift, während andere auf digitale Methoden zurückgreifen. Häufig findet auch ein Einbezug des Verhaltenskodex in den jeweiligen Arbeitsvertrag statt.

Vor Bestätigung des Verhaltenskodex durch die Mitarbeitenden ist es im Sinne eines respektvollen Umgangs miteinander wichtig, dass das Unternehmen klar kommuniziert, welche Erwartungen an die Mitarbeitenden in Bezug auf die Bestätigung des Verhaltenskodex gestellt werden, und dass sichergestellt ist, dass alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern, bevor sie ihre Zustimmung geben.

15. Hat der Betriebsrat beim Verhaltenskodex ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG?

Sofern das Unternehmen einen Betriebsrat hat, stellt sich die Frage, ob dem Betriebsrat im Rahmen der Einführung oder Änderung eines Verhaltenskodex für Mitarbeiter ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG zusteht.

Der Verhaltenskodex richtet sich schließlich an die Mitarbeitenden und legt gewisse Erwartungen an die Verhaltensweisen von Mitarbeitenden fest. Gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmer das Recht auf Mitbestimmung in Fragen, die ihre Arbeitsbedingungen und -umgebung betreffen. Dieses Mitbestimmungsrecht schließt auch Regelungen zur Verhaltensrichtlinie mit ein, wenn sie Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen haben, wie beispielsweise Fragen der Überwachung am Arbeitsplatz oder Sanktionen bei Verstößen gegen Verhaltensrichtlinien. Andererseits beinhaltet ein Verhaltenskodex auch gesetzliche Verpflichtungen, wie z. B. die Beachtung des Datenschutzes oder ganz allgemein die Einhaltung von Recht und Gesetz, die für das Unternehmen nicht zur Disposition stehen.

Was bedeutet das nun konkret?

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates zur Frage, ob ein Verhaltenskodex als solcher im Unternehmen eingeführt wird oder nicht, existiert nicht.

Allerdings können einzelne Regelungen, Bestimmungen oder Formulierungen des Verhaltenskodex die Frage der Ordnung des Betriebes und des Verhaltens der Mitarbeitenden im Betrieb tangieren, so dass für diese bestimmten Regelungen ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG gegeben ist.

Im Ergebnis ist daher zu empfehlen, bei der Einführung oder der Änderung des Verhaltenskodex die Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmer gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG zu berücksichtigen und den Betriebsrat frühzeitig von dem Vorhaben zu unterrichten und mit einzubinden.

Meiner Erfahrung nach sollte ein Betriebsrat keine Einwände gegen einen durchdachten, gut formulierten und authentischen Verhaltenskodex haben. Die Arbeitnehmer wollen sich in der Regel an Gesetz und Recht halten und erwarten auch einen respektvollen Umgang mit Ihrer Person.

Was die besten Methoden sind, um einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter zu kommunizieren und im Unternehmen zu implementieren, erfährst im Blogbeitrag:

16. Zusammenfassung

Wie wir anhand der 15 Fragen und Antworten gesehen haben, ist der Verhaltenskodex für Mitarbeiter ein bedeutendes Instrument, um unternehmerische Verhaltensstandards, ethische Grundsätze und verhaltensbezogene Erwartungen eines Unternehmens an die Mitarbeitenden festzulegen. Ein Verhaltenskodex dient als Leitfaden, der Mitarbeitende dabei unterstützt, ethisch und gesetzeskonform zu handeln. Er schafft ein positives Arbeitsumfeld, fördert und stärkt die Integrität des Unternehmens. Obwohl ein Verhaltenskodex nicht zwingend rechtlich bindend ist, trägt er maßgeblich zur langfristigen und nachhaltigen Entwicklung eines Unternehmens bei.

Die Einführung eines authentischen Verhaltenskodex, der von der obersten Führungsebene unterstützt wird, ist von großer Bedeutung. Der Verhaltenskodex sollte klare Regelungen enthalten, die die Unternehmenswerte authentisch widerspiegeln und ein respektvolles Miteinander fördern. Bei Einführung oder Änderung des Verhaltenskodex empfiehlt es sich, unabhängig von etwaig bestehenden Mitbestimmungsrechten des Betriebsrates diesen einzubinden. Dadurch wird es den Mitarbeitenden ermöglicht, aktiv über ihre Vertreter an der Entwicklung der Unternehmenskultur teilzunehmen, was zugleich die Transparenz und Akzeptanz fördert.

Ein gut durchdachter Verhaltenskodex ist damit nicht nur ein Dokument, sondern vielmehr ein lebendiger Teil der Unternehmens- und Compliance-Kultur. In einer Zeit, in der gesellschaftliche Erwartungen an Unternehmen stetig wachsen, ist ein Verhaltenskodex somit ein unverzichtbares Instrument, um langfristigen Erfolg und das Vertrauen aller Stakeholder zu gewährleisten.